Jahresabschlussprüfung vorbereiten, Checkliste für Ihre GmbH

Warum die Vorbereitung vor dem Bilanzstichtag beginnt

Der Abschlussprüfer kontrolliert unabhängig den Jahresabschluss Ihrer GmbH. Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang. Der Anhang erklärt die Zahlen der beiden Rechnungen.

Die Arbeit mit dem Prüfer beginnt nicht erst im Frühjahr. Die Gesellschafter sollen ihn vor dem Ende des Geschäftsjahres wählen, das er prüft. Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist das der 31. Dezember. Danach erteilt die Geschäftsführung ihm sofort den Auftrag.

Der frühe Termin hat einen praktischen Grund. Der Prüfer darf schon vor dem fertigen Abschluss Unterlagen einsehen und Fragen stellen, soweit er das zur Vorbereitung braucht. So kann er bei der Inventur zuschauen und Teile der Arbeit vorziehen. Ein Prüfer, der erst im April kommt, kann eine Zählung vom 31. Dezember nicht mehr beobachten.

Wie die Inventur für die Abschlussprüfung abläuft

Inventur heißt, dass Sie zum Bilanzstichtag zählen und bewerten, was die Firma besitzt, vor allem Waren, Material und halbfertige Aufträge. Die Zahlen aus der Inventur stehen später in der Bilanz. Deshalb schaut der Prüfer genau hin.

Sie müssen nicht am 31. Dezember selbst zählen. Das Gesetz erlaubt eine Zählung an einem Tag bis zu 3 Monate vor oder bis zu 2 Monate nach dem Stichtag. Die Mengen rechnen Sie dann mit Ihrer Lagerbuchhaltung auf den Stichtag vor oder zurück. Wer seinen Bestand laufend und zuverlässig fortschreibt, darf auch über das Jahr verteilt zählen.

Sind die Vorräte für Ihren Abschluss wesentlich, muss der Prüfer bei der Zählung dabei sein, soweit das machbar ist. So steht es in den Regeln, nach denen Wirtschaftsprüfer arbeiten. Er beobachtet dann, ob Ihre Leute vollständig und sauber zählen.

1. Legen Sie den Tag der Inventur im Herbst mit dem Prüfer fest.
2. Schreiben Sie eine kurze Zählanweisung, wer welchen Bereich zählt und wie Sie Fehlmengen notieren.
3. Räumen Sie das Lager vorher auf und stellen Sie fremde Ware getrennt, etwa Ware, die ein Lieferant nur bei Ihnen lagert.
4. Halten Sie Zähllisten mit Datum und Unterschrift der Zähler fest.
5. Notieren Sie die letzten Lieferscheine vor und nach der Zählung, damit nichts doppelt oder gar nicht erfasst wird.
6. Geben Sie dem Prüfer die fertige Inventurliste mit Mengen und Preisen.

Welche Unterlagen der Abschlussprüfer von Ihnen verlangt

Die Geschäftsführung muss dem Prüfer den Jahresabschluss und den Lagebericht sofort nach dem Aufstellen vorlegen. Aufstellen heißt, dass die Geschäftsführung den Abschluss fertigstellt, meist mit dem Steuerberater. Der Lagebericht ist ein Bericht der Geschäftsführung über Lage, Chancen und Risiken der Firma.

Der Prüfer darf außerdem in alle Bücher und Schriften sehen und Kasse, Wertpapiere und Waren selbst prüfen. Er kann jede Auskunft und jeden Nachweis verlangen, den er für eine sorgfältige Prüfung braucht. Das gilt auch gegenüber Mutter- und Tochterfirmen, wenn Ihre GmbH zu einer Gruppe gehört.

Diese Unterlagen sollten bereitliegen, wenn der Prüfer anfängt:

• Gesellschaftsvertrag in der geltenden Fassung, Auszug aus dem Handelsregister und Gesellschafterliste.
• Jahresabschluss mit Anhang und, falls nötig, Lagebericht, dazu die Vorjahreszahlen.
• Summen- und Saldenliste, also die Übersicht aller Konten, und alle Buchungen des Jahres als Datei.
• Listen der offenen Rechnungen von Kunden und Lieferanten zum Stichtag, mit Anschriften.
• Kontoauszüge aller Bankkonten zum Stichtag und alle Kreditverträge.
• Inventurlisten und die Unterlagen zur Bewertung der Vorräte.
• Wichtige Verträge, etwa Miete, Leasing, Darlehen und Verträge mit Gesellschaftern.
• Protokolle der Gesellschafterversammlungen und, falls vorhanden, des Aufsichtsrats.
• Unterlagen zu laufenden Rechtsstreiten und Rechnungen Ihrer Anwälte.

Bitten Sie den Prüfer schon mit dem Auftrag um seine eigene Liste mit Terminen. Dann wissen Sie genau, was bis wann fehlt.

Wie Saldenbestätigungen von Bank, Kunden und Lieferanten laufen

Eine Saldenbestätigung ist eine schriftliche Auskunft eines Dritten über den Stand Ihrer Konten bei ihm. Die Bank bestätigt zum Beispiel Guthaben, Kredite und Sicherheiten zum Stichtag. Ein Kunde bestätigt, wie viel er Ihnen noch schuldet, ein Lieferant, wie viel Sie ihm schulden.

Der Prüfer entscheidet selbst, ob und bei wem er solche Bestätigungen einholt. Die Anfrage stellt er, und die Antwort geht an ihn, nicht an Sie. Ihre Firma muss der Anfrage aber zustimmen.

Manche Banken geben die Bestätigung nur noch über eine Internetplattform heraus. Dann löst der Prüfer die Anfrage dort aus, und Ihre Firma bekommt eine Nachricht mit der Bitte um Zustimmung. Erst nach Ihrer Zustimmung erhält die Bank die Anfrage und stellt die Bestätigung für den Prüfer bereit.

Zu laufenden Rechtsstreiten fragt der Prüfer die Geschäftsführung und sieht den Schriftverkehr mit Ihren Anwälten und deren Rechnungen durch. Legen Sie diese Unterlagen deshalb gleich mit bereit.

Was die Geschäftsführung in der Vollständigkeitserklärung unterschreibt

Am Ende der Prüfung verlangt der Prüfer eine schriftliche Erklärung der Geschäftsführung. Sie heißt Vollständigkeitserklärung. Darin bestätigt die Geschäftsführung, dass sie für den Abschluss verantwortlich ist und dem Prüfer alle Unterlagen und Auskünfte vollständig gegeben hat.

Die Erklärung ist keine Formsache, denn der Prüfer verlässt sich auf sie. Lesen Sie das Formular deshalb vor der Unterschrift genau. Fällt Ihnen ein Vertrag, ein Streit oder ein Geschäft ein, das der Prüfer noch nicht kennt, sprechen Sie es vorher offen an.

Das Testat, auch Bestätigungsvermerk genannt, ist das schriftliche Urteil des Prüfers über Ihren Abschluss. Fehlen ihm Unterlagen oder Auskünfte, kann er dieses Urteil im schlimmsten Fall gar nicht bilden. Dann muss er das Testat versagen, also die Bestätigung verweigern.

Wie ein Zeitplan die Abschlussprüfung verkürzt

Eine Prüfung dauert vor allem dann lange, wenn der Prüfer auf Unterlagen wartet. Ein gemeinsamer Zeitplan mit festen Terminen verhindert das. Der folgende Ablauf passt zu einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet.

Nach dem Testat laufen weitere feste Termine, bis die Gesellschafter den Abschluss beschließen und er veröffentlicht ist. Diese Fristen für den Jahresabschluss werden für eine geprüfte GmbH schnell eng. Wie Wahl, Prüfungsbericht und die vier Arten von Testaten zusammenhängen, gehört zum Ablauf der Jahresabschlussprüfung.