Größenklassen im HGB und wann Ihre GmbH geprüft wird

Wann muss eine GmbH den Jahresabschluss prüfen lassen?

Das Handelsgesetzbuch teilt GmbH, UG und AG nach ihrer Größe in vier Klassen ein, von der Kleinstfirma bis zur großen Firma. Die Klasse entscheidet, ob ein Abschlussprüfer kommen muss. Das ist ein Wirtschaftsprüfer, der den Jahresabschluss von außen kontrolliert und sein Ergebnis schriftlich bestätigt. Kleine Firmen sind davon frei, mittelgroße und große nicht.

Für die Einstufung zählen die Bilanzsumme, der Umsatz der letzten zwölf Monate und die Zahl der Beschäftigten im Jahresschnitt. Die Bilanzsumme ist die Summe der linken Bilanzseite, also des Vermögens der Firma. Entscheidend ist, ob Sie mindestens zwei der drei Grenzen überschreiten, denn ein einzelner hoher Wert ändert die Klasse nicht.

Für die GmbH & Co. KG gelten dieselben Regeln, weil dort am Ende auch kein Mensch mit seinem Privatvermögen haftet. Haftet dagegen ein Mensch persönlich, wie beim Einzelunternehmer oder in einer klassischen KG, gilt diese Prüfungspflicht nicht.

Auch eine kleine GmbH kann sich prüfen lassen, und oft ist es die Bank, die danach fragt. Welche Stufe die Bank akzeptiert, legt sie selbst fest. Eine freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses ist die gründlichste dieser Stufen und endet mit einem Testat.

Welche Größenklasse Ihre GmbH hat

Die Grenzen reichen von 450.000 Euro Bilanzsumme bei der Kleinstfirma bis 25 Millionen Euro Bilanzsumme bei der mittelgroßen Firma. Als Kleinstfirma gilt, wer höchstens eine der Grenzen von 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatz und 10 Beschäftigten überschreitet. Klein bleibt eine Firma bis 7,5 Millionen Euro Bilanzsumme, 15 Millionen Euro Umsatz und 50 Beschäftigten. Mittelgroß ist sie bis 25 Millionen Euro Bilanzsumme, 50 Millionen Euro Umsatz und 250 Beschäftigten. Alles darüber gilt als groß.

Diese Grenzen gelten für alle Geschäftsjahre, die 2024 oder später beginnen. Für 2023 durften Firmen sie schon freiwillig anwenden. Ältere Merkblätter mit niedrigeren Beträgen sind deshalb überholt.

Eine Ausnahme betrifft Firmen, deren Aktien oder Anleihen an der Börse gehandelt werden oder dort zugelassen werden sollen. Sie gelten immer als groß, egal wie klein ihre Zahlen sind.

Warum erst das zweite Jahr die Größenklasse ändert

Ein gutes Jahr allein macht Ihre Firma nicht größer. Die neue Klasse gilt erst, wenn Sie die Grenzen an zwei Bilanzstichtagen hintereinander überschreiten. Der Bilanzstichtag ist der letzte Tag Ihres Geschäftsjahres, meist der 31. Dezember. Umgekehrt rutscht eine Firma auch erst nach zwei Jahren unter den Grenzen in die kleinere Klasse zurück.

Ein Beispiel zeigt, was das heißt. Liegt Ihre GmbH am 31. Dezember 2025 und am 31. Dezember 2026 jeweils über zwei Grenzen, muss sie den Jahresabschluss für 2026 prüfen lassen. Lag sie nur 2025 darüber und 2026 wieder darunter, bleibt sie klein.

Für neu gegründete Firmen gilt eine Ausnahme. Dort entscheidet schon der erste Bilanzstichtag nach der Gründung. Dasselbe gilt nach einer Umwandlung, etwa wenn zwei Firmen zu einer verschmolzen werden. Wechselt eine GmbH dagegen nur die Rechtsform und wird zum Beispiel eine AG, bleibt es bei den zwei Jahren.

Wie Sie Bilanzsumme, Umsatz und Beschäftigte richtig zählen

Für zwei der drei Werte gibt das Gesetz eigene Rechenregeln vor. Wer sie übersieht, landet leicht in der falschen Klasse. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor.

1. Nehmen Sie als Bilanzsumme die Summe der linken Bilanzseite, also des Vermögens.
2. Lassen Sie einen Fehlbetrag weg, falls Ihre Bilanz einen ausweist. Dieser Ausgleichsposten steht dort, wenn die Schulden größer sind als das Vermögen.
3. Nehmen Sie den Umsatz der zwölf Monate vor dem Bilanzstichtag. Endet Ihr Geschäftsjahr nicht am 31. Dezember, sind das andere Monate als das Kalenderjahr.
4. Zählen Sie die Beschäftigten am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember. Teilen Sie die Summe durch vier.
5. Zählen Sie dabei jeden Menschen einzeln, auch Teilzeitkräfte und Beschäftigte im Ausland. Auszubildende zählen nicht mit.
6. Vergleichen Sie die drei Werte mit den Grenzen. Ab zwei überschrittenen Grenzen rücken Sie eine Klasse höher.
7. Rechnen Sie dasselbe für den Stichtag des Vorjahres. Erst wenn beide Jahre dasselbe Ergebnis zeigen, wechselt die Klasse.

Liegt Ihre Firma knapp an einer Grenze, lassen Sie Ihren Steuerberater beide Stichtage mit den Zahlen aus der Lohnabrechnung durchrechnen.

Was passiert, wenn die Pflichtprüfung fehlt

Ohne Prüfung können die Gesellschafter den Jahresabschluss nicht wirksam beschließen. Erst dieser Beschluss macht den Abschluss verbindlich. Fehlt er, gibt es auch keine sichere Grundlage, um Gewinn an die Gesellschafter auszuschütten.

Bei einer AG ist ein Abschluss, der trotz Pflicht nicht geprüft wurde, sogar nichtig. Nichtig heißt, er gilt von Anfang an als unwirksam, ohne dass jemand klagen muss. Dasselbe gilt, wenn jemand geprüft hat, der gar nicht Abschlussprüfer sein darf. War der Prüfer dagegen nur befangen, etwa weil seine Kanzlei auch die Buchhaltung macht, ist der Abschluss deswegen nicht nichtig.

Dazu kommt die Pflicht zur Veröffentlichung. Jede GmbH muss ihren Abschluss spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag an das Unternehmensregister übermitteln. Bei prüfungspflichtigen Firmen gehört der Bestätigungsvermerk dazu, kurz Testat. Das ist das schriftliche Urteil des Prüfers über den Abschluss.

Fehlen die Unterlagen, droht das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld von 2.500 bis 25.000 Euro an. Kommen Sie dem nicht binnen sechs Wochen nach, setzt es das Ordnungsgeld fest und droht sofort ein neues an, so lange, bis alles vorliegt. Das Verfahren läuft auch dann, wenn der Abschluss noch gar nicht aufgestellt oder der Prüfer noch nicht beauftragt ist.

Wann eine Firmengruppe keinen Konzernabschluss braucht

Hat Ihre GmbH Tochterfirmen, die sie beherrscht, muss sie zusätzlich einen Konzernabschluss aufstellen. Das ist ein gemeinsamer Abschluss für die Mutterfirma und ihre Töchter, und er muss immer geprüft werden. Kleine Firmengruppen sind davon befreit, wenn sie an zwei Stichtagen hintereinander zwei von drei Grenzen einhalten.

Für die Befreiung gibt es zwei Rechenwege. Zählen Sie die Werte von Mutter und Töchtern einfach zusammen, liegen die Grenzen bei 30 Millionen Euro Bilanzsumme, 60 Millionen Euro Umsatz und 250 Beschäftigten. Rechnen Sie mit einem echten Konzernabschluss, in dem die Geschäfte zwischen den Firmen herausgerechnet sind, gelten 25 Millionen Euro Bilanzsumme und 50 Millionen Euro Umsatz bei ebenfalls 250 Beschäftigten.

Rechnen Sie beide Wege durch, weil eine Gruppe mit vielen Lieferungen zwischen ihren Firmen über den zweiten Weg befreit sein kann, über den ersten aber nicht. Ist die Mutter oder eine Tochter an der Börse, gibt es keine Befreiung.

Was die Größenklasse außer der Prüfung entscheidet

Die Größenklasse entscheidet nicht nur über den Prüfer. Sie bestimmt auch, wie viel Zeit Sie haben und wie viel Sie veröffentlichen müssen.

• Mittelgroße und große Firmen stellen den Abschluss in den ersten drei Monaten des neuen Jahres auf. Kleine Firmen haben bis zu sechs Monate Zeit.
• Kleine Firmen brauchen keinen Lagebericht. In diesem Text beschreibt die Geschäftsführung sonst den Geschäftsverlauf und die Risiken.
• Kleinstfirmen dürfen auf den Anhang verzichten, wenn sie wenige Pflichtangaben unter die Bilanz schreiben. Der Anhang erläutert sonst die Zahlen.
• Kleine Firmen veröffentlichen nur Bilanz und Anhang. Kleinstfirmen dürfen ihre Bilanz nur hinterlegen, dann bekommt sie nur, wer sie beantragt.
• Bei einer mittelgroßen GmbH darf statt eines Wirtschaftsprüfers auch ein vereidigter Buchprüfer prüfen. Bei großen Firmen geht das nicht.

Muss Ihre GmbH prüfen lassen, wählen die Gesellschafter den Prüfer, und die Geschäftsführung erteilt ihm danach den Auftrag. Mit dieser Wahl beginnt der Ablauf der Jahresabschlussprüfung, und er endet mit dem Testat.