Wer den Prüfer wählt und die Jahresabschlussprüfung beauftragt
Den Abschlussprüfer einer GmbH wählen die Gesellschafter, nicht die Geschäftsführung. Der Gesellschaftsvertrag darf das anders regeln, bei einer AG geht das nicht. Nach der Wahl muss die Geschäftsführung dem Prüfer sofort den Auftrag erteilen. Ist ein Aufsichtsrat dafür zuständig, erteilt er den Auftrag.
Die Aufteilung hat einen einfachen Grund. Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss auf, und der Prüfer kontrolliert genau diese Arbeit. Dürfte sie ihren Kontrolleur selbst aussuchen, würde sie sich am Ende selbst prüfen.
Der Prüfer soll gewählt sein, bevor das Geschäftsjahr endet, das er prüfen soll. Bei einer GmbH mit Kalenderjahr heißt das vor dem 31. Dezember. Dann kann er bei der Inventur dabei sein, also bei der Zählung der Vorräte zum Jahresende. Wer erst im Frühjahr wählt, verpasst diese Gelegenheit.
Einen erteilten Auftrag kann die Firma nicht einfach zurücknehmen. Das geht nur, wenn das Gericht auf Antrag einen anderen Prüfer bestellt. Diesen Antrag können die Geschäftsführung, der Aufsichtsrat oder Gesellschafter mit mindestens 5 Prozent der Stimmen oder des Kapitals stellen, und zwar innerhalb von 2 Wochen nach der Wahl. Er braucht einen Grund in der Person des Prüfers, etwa dass er befangen ist. Der Prüfer selbst darf nur aus wichtigem Grund kündigen, und Streit über den Inhalt des Testats gehört nicht dazu.
Wer Ihren Jahresabschluss prüfen darf
Abschlussprüfer darf nur ein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sein. Bei einer mittelgroßen GmbH darf auch ein vereidigter Buchprüfer prüfen, ein verwandter Beruf mit engeren Befugnissen. Außerdem muss der Prüfer im Berufsregister der Wirtschaftsprüferkammer, der Berufsvertretung der Prüfer, als Abschlussprüfer eingetragen sein. Wer zum ersten Mal eine Pflichtprüfung übernimmt, muss die Eintragung spätestens sechs Wochen nach Annahme des Auftrags nachweisen können.
Das Register ist öffentlich und im Internet einsehbar. Bevor die Gesellschafter wählen, können Sie dort nachsehen, ob der Kandidat eingetragen ist.
Der Prüfer muss außerdem unabhängig sein. Ausgeschlossen ist zum Beispiel, wer an Ihrer Buchhaltung oder an der Aufstellung des Abschlusses mitgewirkt hat, solange das mehr als eine Nebensache war. Die Kanzlei, die Ihre Bücher führt, kann Ihren Abschluss also nicht prüfen. Ausgeschlossen ist auch, wer Anteile an Ihrer Firma hält oder dort angestellt ist. Dasselbe gilt für einen Prüfer, der fünf Jahre lang jeweils mehr als 30 Prozent seiner Einnahmen von Ihrer Firma bezogen hat und das auch im laufenden Jahr erwartet.
Was der Abschlussprüfer prüft und was nicht
Der Prüfer kontrolliert die Buchführung, den Jahresabschluss und den Lagebericht. Im Lagebericht beschreibt die Geschäftsführung den Geschäftsverlauf, die Lage und die Risiken der Firma. Der Prüfer prüft, ob die Firma die gesetzlichen Regeln und ihren Gesellschaftsvertrag eingehalten hat. Er sucht dabei Fehler und Verstöße, die das Bild von Vermögen, Finanzen und Ertrag wesentlich verfälschen.
Das Wort wesentlich setzt der Prüfung eine Grenze. Der Prüfer kontrolliert nicht jede einzelne Buchung, sondern konzentriert sich auf die Posten, in denen große Fehler stecken können. Zwei Dinge bestätigt die Prüfung ausdrücklich nicht. Sie sagt nicht zu, dass die Firma sicher weiterbesteht, und sie bewertet nicht, ob die Geschäftsführung wirtschaftlich klug arbeitet.
Die Geschäftsführung muss dem Prüfer den Abschluss gleich nach dem Aufstellen vorlegen. Sie muss ihm Bücher und Schriftverkehr zeigen und ihn Kasse, Wertpapiere und Warenbestände prüfen lassen. Er darf alle Auskünfte und Nachweise verlangen, die er für eine sorgfältige Prüfung braucht, und zwar schon vor dem Aufstellen.
Je vollständiger die Unterlagen zu Beginn bereitliegen, desto weniger Stunden braucht der Prüfer. Deshalb lohnt sich eine gute Vorbereitung der Abschlussprüfung mit Saldenbestätigungen, Inventurlisten und Verträgen.
So läuft die Jahresabschlussprüfung Schritt für Schritt ab
Endet Ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember, reicht die Prüfung von der Wahl im alten Jahr bis zum Beschluss der Gesellschafter. Diesen Beschluss muss eine prüfungspflichtige GmbH spätestens 8 Monate nach dem Jahresende fassen, also bis Ende August.
Wahl des Prüfers
Die Gesellschafter wählen den Prüfer, möglichst vor dem Ende des Geschäftsjahres. Danach erteilt die Geschäftsführung sofort den Auftrag.
Annahme des Auftrags
Der Prüfer klärt, ob er unabhängig ist und genug Zeit für die Prüfung hat. Dann nimmt er den Auftrag an.
Planung
Der Prüfer verschafft sich ein Bild vom Geschäft und von den Kontrollen in Ihrer Firma. Er legt fest, welche Posten er besonders genau ansieht.
Arbeiten vor dem Jahresende
Sind die Vorräte ein großer Posten, beobachtet der Prüfer die Inventur. Außerdem prüft er Abläufe, die nicht auf den fertigen Abschluss warten müssen.
Prüfung des fertigen Abschlusses
Mittelgroße und große Firmen stellen den Abschluss in den ersten 3 Monaten des neuen Jahres auf. Danach prüft der Prüfer die einzelnen Posten und den Lagebericht.
Prüfungsbericht
Der Prüfer fasst Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung schriftlich zusammen. Er unterschreibt den Bericht mit Datum und legt ihn der Geschäftsführung vor.
Testat und Beschluss
Der Prüfer erteilt das Testat oder versagt es. Danach beschließen die Gesellschafter den Abschluss, denn ohne Prüfung wäre dieser Beschluss nicht wirksam.
Verlangt ein Gesellschafter es, muss der Prüfer an der Versammlung teilnehmen, in der über den Abschluss beschlossen wird. Dort können ihn die Gesellschafter direkt zu seinen Feststellungen fragen. Ändert die Geschäftsführung den Abschluss noch, nachdem der Prüfungsbericht vorliegt, muss der Prüfer die Änderung erneut prüfen und sein Testat ergänzen.
Was im Prüfungsbericht steht und warum Sie ihn lesen sollten
Der Prüfungsbericht ist das ausführliche Ergebnis der Prüfung, und er ist nicht öffentlich. Der Prüfer gibt ihn der Geschäftsführung, oder dem Aufsichtsrat, wenn dieser den Auftrag erteilt hat. Die Geschäftsführung einer GmbH muss ihn mit dem Abschluss an die Gesellschafter weitergeben. Veröffentlicht wird später nur das kurze Testat.
Am Anfang des Berichts nimmt der Prüfer Stellung dazu, wie die Geschäftsführung die Lage der Firma einschätzt, vor allem ihren Fortbestand und ihre Zukunft. Im Hauptteil stellt er fest, ob Buchführung, Abschluss und Lagebericht den Regeln entsprechen. Er erklärt dabei auch, wo die Geschäftsführung Spielräume bei Ansatz und Bewertung genutzt hat. Zum Schluss bestätigt er seine Unabhängigkeit.
Besonders wichtig ist die Redepflicht. Sie verpflichtet den Prüfer, im Bericht festgestellte Fehler und Gesetzesverstöße zu nennen. Er muss auch Tatsachen nennen, die den Bestand der Firma gefährden, und schwere Verstöße der Geschäftsführung oder von Mitarbeitern gegen Gesetz oder Gesellschaftsvertrag.
Diese Pflicht gilt unabhängig vom Testat. Der Prüfer kann ein uneingeschränktes Testat erteilen und im Bericht trotzdem Mängel nennen, die das Testat nicht berühren. Wer als Gesellschafter nur das Testat liest, verpasst genau diese Hinweise. Lesen Sie deshalb den ganzen Bericht und darin zuerst die Feststellungen zur Redepflicht.
Welche 4 Bestätigungsvermerke es gibt
Am Ende fasst der Prüfer sein Ergebnis im Bestätigungsvermerk zusammen, den viele nur Testat nennen. Das Gesetz lässt genau vier Formen zu, und das Testat muss eindeutig zeigen, welche es ist. Die beiden Formen der Versagung unterscheiden sich im Grund. Bei der einen hat der Prüfer schwere Fehler gefunden, bei der anderen konnte er sich kein Urteil bilden.
| Form | Was der Prüfer damit sagt | Was das für Ihre Firma heißt |
|---|---|---|
| Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk | Die Prüfung hat keine Einwände ergeben. Der Abschluss entspricht den Regeln und zeigt ein zutreffendes Bild. | Die Gesellschafter können den Abschluss beschließen und veröffentlichen. |
| Eingeschränkter Bestätigungsvermerk | Es gibt Einwände, aber der Abschluss zeigt im Wesentlichen ein zutreffendes Bild. | Der Prüfer muss die Einschränkung begründen. Lesen Sie die Begründung zuerst. |
| Versagung wegen Einwänden | Die Fehler sind so schwer, dass eine Einschränkung nicht mehr reicht. | Der Vermerk heißt nicht mehr Bestätigungsvermerk, und der Prüfer muss die Versagung begründen. |
| Versagung, weil kein Urteil möglich ist | Der Prüfer konnte den Sachverhalt trotz aller angemessenen Versuche nicht klären. | Der Vermerk sagt nichts darüber, ob die Zahlen stimmen, weil der Prüfer sie nicht beurteilen konnte. |
Zwei Zusätze kann auch ein uneingeschränktes Testat enthalten. Der Prüfer darf auf Umstände hinweisen, die ihm besonders wichtig sind, ohne das Testat einzuschränken. Auf Risiken, die den Fortbestand der Firma gefährden, muss er sogar gesondert eingehen. Ein solcher Hinweis schränkt das Testat nicht ein, ist aber ein deutliches Warnsignal.
Der Prüfer unterschreibt das Testat mit Ort und Datum. Bei einer Prüfungsgesellschaft unterschreibt mindestens der Wirtschaftsprüfer, der die Prüfung durchgeführt hat. Ob Ihre Firma überhaupt prüfen lassen muss, hängt von den Größenklassen und der Prüfungspflicht ab.
Häufige Fragen
Wer wählt den Abschlussprüfer einer GmbH?
Den Abschlussprüfer einer GmbH wählen die Gesellschafter, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Die Geschäftsführung erteilt danach nur den Auftrag. Sie sucht den Prüfer nicht selbst aus, weil er gerade ihre Arbeit kontrolliert.
Darf die Kanzlei, die unsere Buchhaltung macht, auch den Jahresabschluss prüfen?
Nein, eine Kanzlei, die Ihre Bücher führt oder den Abschluss aufstellt, ist als Abschlussprüfer ausgeschlossen, solange das mehr als eine Nebensache war. Wurde sie trotzdem gewählt, kann binnen 2 Wochen nach der Wahl beim Gericht ein anderer Prüfer beantragt werden. Der Abschluss einer AG wird durch diesen Fehler allein nicht nichtig.
Was ist die Redepflicht des Abschlussprüfers?
Die Redepflicht verpflichtet den Abschlussprüfer, im Prüfungsbericht festgestellte Fehler und Gesetzesverstöße zu nennen. Dazu gehören auch Tatsachen, die den Bestand der Firma gefährden, und schwere Verstöße der Geschäftsführung. Die Pflicht gilt auch dann, wenn das Testat uneingeschränkt ist.
Worin unterscheiden sich die zwei Arten, ein Testat zu versagen?
Bei der Versagung wegen Einwänden hat der Abschlussprüfer Fehler gefunden, die so schwer sind, dass eine Einschränkung nicht reicht. Bei der zweiten Art konnte er sich trotz aller angemessenen Versuche kein Urteil bilden. In beiden Fällen darf der Vermerk nicht mehr Bestätigungsvermerk heißen.
Kann eine GmbH den Abschlussprüfer während der Prüfung austauschen?
Eine GmbH kann den Abschlussprüfer nur über das Gericht austauschen. Den Auftrag darf sie erst zurücknehmen, wenn das Gericht einen anderen Prüfer bestellt hat. Der Antrag muss binnen 2 Wochen nach der Wahl gestellt werden und braucht einen Grund in der Person des Prüfers, etwa Befangenheit.
Muss der Abschlussprüfer bei der Inventur dabei sein?
Der Abschlussprüfer muss laut Gesetz nicht an einer bestimmten Inventur teilnehmen. Er muss aber so prüfen, dass er wesentliche Fehler findet. Sind die Vorräte ein großer Posten, beobachtet er deshalb in der Regel die Inventur, und dafür muss er vor dem Jahresende gewählt sein.