Was passiert, wenn Sie den Jahresabschluss nicht offenlegen
Offenlegen heißt, dass Ihre Firma ihren Jahresabschluss im Unternehmensregister veröffentlicht, einer öffentlichen Datenbank im Internet. Dazu ist jede GmbH, UG und AG verpflichtet, ebenso die GmbH & Co. KG. Die Frist endet 12 Monate nach dem Bilanzstichtag, bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr also am 31. Dezember des Folgejahres.
Das Unternehmensregister prüft, ob Ihre Unterlagen pünktlich und vollständig eingegangen sind. Fehlt etwas, meldet es das dem Bundesamt für Justiz in Bonn, und das Bundesamt leitet von sich aus ein Verfahren ein. Ein Ordnungsgeld ist ein Geldbetrag, mit dem das Bundesamt die Offenlegung erzwingen will. Es droht ihn zuerst nur an und setzt Ihnen eine Frist von 6 Wochen ab Zugang des Schreibens.
Das Verfahren kann sich gegen jedes Mitglied der Geschäftsführung richten und auch gegen die GmbH selbst. Es läuft auch dann, wenn der Abschluss noch gar nicht fertig oder der Prüfer noch nicht beauftragt ist. Eine Verlängerung der Frist gewährt das Bundesamt nicht, auch nicht wegen einer verlängerten Frist beim Finanzamt. Dass Sie Ihren Steuerberater rechtzeitig beauftragt haben, reicht ebenfalls nicht. Es zählt nur, wann die Unterlagen beim Register eingehen.
Was das Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung kostet
Das angedrohte Ordnungsgeld liegt zwischen 2.500 Euro und 25.000 Euro. Legen Sie erst nach den 6 Wochen, aber vor der Entscheidung des Bundesamts offen, muss es den Betrag senken. Eine sehr kleine GmbH, die nur ihre Bilanz einreicht, zahlt dann 500 Euro, eine kleine GmbH 1.000 Euro und jede andere Firma 2.500 Euro. Dazu kommen jeweils die 103,50 Euro Kosten. Ob Ihre GmbH sehr klein, klein oder größer ist, richtet sich nach Bilanzsumme, Umsatz und Zahl der Beschäftigten.
| Ihre Firma | Ordnungsgeld | Kosten des Verfahrens |
|---|---|---|
| Sehr kleine GmbH, die nur ihre Bilanz einreicht | 500 Euro | 103,50 Euro |
| Kleine GmbH | 1.000 Euro | 103,50 Euro |
| Mittelgroße oder große GmbH | 2.500 Euro | 103,50 Euro |
| Jede Größe, Frist nur knapp verpasst | ein noch geringerer Betrag | 103,50 Euro |
| Jede Größe, auch nach der Entscheidung nichts offengelegt | angedrohter Betrag bis 25.000 Euro, dann neue Androhung | 103,50 Euro, je weiteres Ordnungsgeld 100 Euro mehr |
Legen Sie gar nicht offen, setzt das Bundesamt das volle angedrohte Ordnungsgeld fest. Gleichzeitig droht es ein neues an, wieder mit 6 Wochen Frist. Das wiederholt sich, bis der Abschluss im Register steht, und jedes weitere Ordnungsgeld kostet 100 Euro Gebühr zusätzlich.
Für Firmen, deren Aktien oder Anleihen an der Börse gehandelt werden, gelten weit höhere Beträge. Dort kann das Ordnungsgeld 10 Millionen Euro oder 5 Prozent des Jahresumsatzes erreichen.
Was Ihre GmbH im Unternehmensregister offenlegen muss
Was Sie offenlegen müssen, hängt von der Größe Ihrer GmbH ab. Die Geschäftsführung übermittelt die Unterlagen elektronisch und auf Deutsch. Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 begonnen haben, geht alles an das Unternehmensregister. Für ältere Geschäftsjahre war der Bundesanzeiger zuständig.
| Größe der GmbH | Was Sie offenlegen |
|---|---|
| Sehr kleine GmbH | Nur die Bilanz. Sie darf sie hinterlegen statt veröffentlichen. |
| Kleine GmbH | Bilanz und Anhang, keine Gewinn- und Verlustrechnung. |
| Mittelgroße GmbH | Grundsätzlich alles wie eine große GmbH, mit einigen verkürzten Angaben. |
| Große GmbH | Jahresabschluss, Lagebericht, Testat und, falls vorhanden, Bericht des Aufsichtsrats. |
Der Anhang erklärt die Zahlen von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Der Lagebericht ist ein Bericht der Geschäftsführung über Lage, Chancen und Risiken. Das Testat, auch Bestätigungsvermerk genannt, ist das Urteil des Abschlussprüfers. Hat er es verweigert, wird auch diese Verweigerung offengelegt.
Hinterlegen heißt, dass die Bilanz zwar im Register liegt, aber nicht frei im Internet steht. Wer sie lesen will, muss sie nach einer Registrierung anfordern und dafür eine Gebühr zahlen. Dieses Recht hat eine sehr kleine GmbH nur, wenn sie dem Register mitteilt, dass sie an den beiden maßgeblichen Stichtagen zwei von drei Grenzen nicht überschritten hat.
Ändert die Geschäftsführung den Abschluss später, legt sie auch die Änderung offen. Enthält der Abschluss nur einen Vorschlag, was mit dem Gewinn passieren soll, folgt der Beschluss der Gesellschafter dazu, sobald er vorliegt.
Was die Offenlegung im Unternehmensregister selbst kostet
Auch die pünktliche Offenlegung kostet eine kleine Gebühr. Für das Einstellen des Jahresabschlusses verlangt das Register zwischen 18,50 Euro und 330,00 Euro, je nach Größe und Dateiformat. Dazu kommt eine Jahresgebühr von 3,00 Euro oder 6,00 Euro.
- Sehr kleine GmbH zahlt 18,50 Euro für das Einstellen.
- Kleine GmbH zahlt 25,00 Euro.
- Mittelgroße GmbH zahlt 55,00 Euro.
- Große GmbH zahlt 110,00 Euro bei einer Datei im Format XML und 330,00 Euro bei anderen Formaten.
- Die Jahresgebühr beträgt 3,00 Euro für sehr kleine und kleine GmbH und 6,00 Euro für alle anderen.
Wie Sie auf die Androhung eines Ordnungsgelds reagieren
- Lesen Sie das Schreiben sofort und notieren Sie den Tag des Zugangs. Ab diesem Tag laufen die 6 Wochen.
- Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Unterlagen für welches Geschäftsjahr fehlen.
- Holen Sie die Offenlegung innerhalb der 6 Wochen vollständig nach. Dann stellt das Bundesamt das Verfahren ein, und es bleibt bei den 103,50 Euro Kosten.
- Halten Sie die Androhung für falsch, legen Sie innerhalb der 6 Wochen Einspruch beim Bundesamt ein. Das kann zum Beispiel passen, wenn Ihre GmbH schon offengelegt hat oder wirksam befreit ist.
- Zahlen Sie die Kosten trotzdem, denn der Einspruch hält das Verfahren nicht auf.
Gegen ein festgesetztes Ordnungsgeld können Sie innerhalb von 2 Wochen Beschwerde einlegen. Sie reichen sie beim Bundesamt ein, und über sie entscheidet das Landgericht Bonn. Vertreten lassen dürfen Sie sich dabei auch von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Konnten Sie die Frist ohne eigenes Verschulden nicht einhalten, beantragen Sie Wiedereinsetzung. Damit behandelt das Bundesamt Sie so, als hätten Sie die Frist gewahrt. Der Antrag muss innerhalb von 2 Wochen nach Wegfall des Hindernisses schriftlich beim Bundesamt sein, und die Offenlegung holen Sie spätestens 6 Wochen danach nach. Ein Fehler Ihres Vertreters gilt dabei als Ihr eigener.
Wann Ihre Firma nicht offenlegen muss
Eine Tochter-GmbH, die in den Konzernabschluss ihrer Mutter einbezogen ist, kann von der eigenen Offenlegung befreit sein. Das gilt aber nur, wenn alle Bedingungen dafür erfüllt sind. Fehlt auch nur eine, muss die Tochter selbst offenlegen. Die Bedingungen für die Befreiung der Tochter-GmbH müssen jedes Jahr neu erfüllt sein.
Eine GmbH & Co. KG muss in der Regel nicht mehr offenlegen, sobald eine natürliche Person als voll haftende Gesellschafterin eintritt. Dann haftet ein Mensch mit seinem Privatvermögen für die Schulden der KG.
Damit die 12 Monate reichen, muss Ihre GmbH die Fristen für den Jahresabschluss beim Aufstellen, Prüfen und Beschließen einhalten.
Häufige Fragen
Wie hoch ist das Ordnungsgeld, wenn der Jahresabschluss zu spät offengelegt wird?
Das Ordnungsgeld für einen zu spät offengelegten Jahresabschluss beträgt 2.500 bis 25.000 Euro. Legt die Firma erst nach Ablauf der 6 Wochen, aber vor der Entscheidung offen, sinkt der Betrag. Sehr kleine Firmen zahlen dann 500 Euro, kleine 1.000 Euro und alle anderen 2.500 Euro.
Muss ich die Kosten des Ordnungsgeldverfahrens zahlen, wenn ich innerhalb der 6 Wochen offenlege?
Ja, die Kosten des Ordnungsgeldverfahrens von 103,50 Euro zahlen Sie auch dann, wenn Sie innerhalb der 6 Wochen offenlegen. Sie bestehen aus 100 Euro Gebühr und 3,50 Euro für die Zustellung. Das Ordnungsgeld selbst entfällt in diesem Fall.
Kann das Bundesamt für Justiz die Frist zur Offenlegung des Jahresabschlusses verlängern?
Nein, das Bundesamt für Justiz verlängert die Frist zur Offenlegung des Jahresabschlusses nicht. Die Frist von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag gilt auch dann, wenn das Finanzamt für die Steuererklärung eine längere Frist gewährt hat.
Muss eine kleine GmbH ihre Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen?
Nein, eine kleine GmbH muss ihre Gewinn- und Verlustrechnung nicht offenlegen. Sie übermittelt nur Bilanz und Anhang an das Unternehmensregister. Eine sehr kleine GmbH legt nur die Bilanz offen und darf sie hinterlegen.
Kann man ein Ordnungsgeld wegen verspäteter Offenlegung in Raten zahlen?
Ja, ein Ordnungsgeld wegen verspäteter Offenlegung kann in Raten gezahlt werden, wenn die wirtschaftliche Lage der Firma eine Zahlung auf einmal nicht zulässt. Den Antrag stellen Sie bei der Vollstreckungsstelle des Bundesamts für Justiz.
Richtet sich das Ordnungsgeld wegen fehlender Offenlegung gegen den Geschäftsführer oder die GmbH?
Das Ordnungsgeld wegen fehlender Offenlegung kann sich gegen jedes Mitglied der Geschäftsführung richten und auch gegen die GmbH selbst. Für jede betroffene Person fällt die Gebühr von 100 Euro gesondert an.